Checklisten anlegen und verwenden

Eine Checkliste ist eine übersichtliche Liste von Teilaufgaben für eine umfangreiche Aufgabe oder ein Projekt. Beispiele für Checklisten sind:

Messeauftritt
Kontakt mit Messegesellschaft aufnehmen
Angebote einholen: Messebauer
Beantragung Werbemittel, Abfallentsorgung, ...
Personalplanung
...
Schulung Produkt A
Termine im Internet veröffentlichen
Schulungsleiter Terminen zuordnen
Räume reservieren
Bewirtung
...

Checklisten können auch als Arbeitsabläufe oder Workflows bezeichnet werden. In CAS teamWorks besteht eine Checkliste aus einer übergeordneten Aufgabe, z. B. dem Messeauftritt, dem dann Teilaufgaben zugeordnet werden. Die Teilaufgaben können verschiedenen Teilnehmern zugeordnet und damit delegiert werden.

Beispiel: Neue Checklistenvorlage für eine Schulung

Im Beispiel werden die Bezeichnung für Listen, Formulare und Schaltflächen verwendet, die standardmäßig in CAS teamWorks angezeigt werden. Diese Bezeichnungen können in Ihrem Unternehmen abweichen.

Klicken Sie in der Liste Checklistenvorlagen auf Neue Checklistenvorlage.
Geben Sie im folgenden Formular das Stichwort für die Checklistenvorlage ein, beispielsweise "Schulung organisieren".
Die Fälligkeit gibt an, nach wie vielen Tagen eine Checkliste abgearbeitet und damit erledigt sein soll. Dies könnten bei Schulungen beispielsweise 35 Tage sein. Innerhalb dieser Zeitspanne wird der Termin veröffentlicht, die Schulung durchgeführt und abgeschlossen.
Geben Sie bei Notizen eine Beschreibung der Checklistenvorlage ein. Diese Beschreibung wird in allen Listen für Checklisten angezeigt.
Speichern Sie die Checklistenvorlage.

Damit haben Sie die umfangreiche Aufgabe angelegt. Für diese umfangreiche Aufgabe legen Sie jetzt die Teilaufgaben an, aus denen sich die Checkliste zusammensetzt.

Nachdem Sie die Checklistenvorlage gespeichert haben, öffnet sich eine Seite. Hier legen Sie die Teilaufgaben an.
Klicken Sie auf Neue Teilaufgabe.
Geben Sie im folgenden Formular ein Stichwort für die Teilaufgabe ein, beispielsweise "Schulungstermine im Internet veröffentlichen".
Wenn diese Aufgabe von einer bestimmten Kollegin oder einem bestimmten Kollegen oder einer Abteilung durchgeführt wird, wählen Sie diese als Teilnehmer für die Teilaufgabe.
Geben Sie bei den Notizen eine Beschreibung der Teilaufgabe ein und speichern Sie die Teilaufgabe.
Erfassen Sie alle weiteren Teilaufgaben, die zu dieser Checklistenvorlage gehören, wie "Raum reservieren", "Anmeldebestätigungen versenden" usw.

Beispiel: Checkliste verwenden

Klicken Sie in der Liste Checkliste verwenden bei einer Checklistenvorlage auf Vorschau & Verwenden. Wählen Sie beispielsweise die im vorherigen Beispiel angelegt Checklistenvorlage "Schulung organisieren".
Die Vorschau öffnet sich, in der alle Teilaufgaben mit den angegebenen Notizen angezeigt werden. Klicken Sie auf Diese Checkliste verwenden.
Die Aufgabe für die gesamte Checkliste wird angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.
Die Teilaufgaben der gesamten Checkliste werden angezeigt. Mit Checkliste bearbeiten öffnet sich das Formular für die umfangreiche Aufgabe der gesamten Checkliste - im Beispiel "Schulung organisieren".

In diesem Formular passen Sie die Felder der Aufgabe an, wenn Sie die Checkliste verwenden. Dabei legen Sie die Fälligkeit fest, delegieren die Aufgabe, wählen eine Priorität usw. Speichern Sie Ihre Angaben.

Klicken Sie auf den Link des Stichworts der ersten Teilaufgabe. Das Formular für diese Aufgabe öffnet sich, im Beispiel "Schulungstermine im Internet veröffentlichen".

In diesem Formular passen Sie die Felder der Teilaufgabe an. Dabei legen Sie die Fälligkeit fest, delegieren die Aufgabe, wählen eine Priorität usw. Speichern Sie Ihre Angaben.

In der gesamten Checkliste wird bei allen Teilaufgaben angezeigt, wie weit die Bearbeitung in Prozent fortgeschritten ist und ob eine Aufgabe delegiert wurde.

Beispiel: Mit einer Checkliste arbeiten

Wenn sich die Reihenfolge von Teilaufgaben oder der zeitliche Abstand von Terminen ändert oder wenn Teilaufgaben von anderen Kolleginnen oder Kollegen bearbeitet werden sollen, dann ändern Sie die Checklistenvorlage.
Wenn sich der zeitliche Ablauf bei einem Vorgehen mit einer Checkliste ändert oder bestimmte Teilaufgaben entfallen oder hinzukommen, dann passen Sie die Checkliste mit Checkliste bearbeiten an, die Sie auf der Basis einer Checklistenvorlage erstellt haben.
Eine Checkliste und die Teilaufgaben der Checkliste bearbeiten Sie prinzipiell wie andere Aufgaben in CAS teamWorks, wenn Sie beispielsweise Delegieren oder (Teil-)Aufgaben überwachen möchten.

Siehe auch

Wie arbeite ich mit Formularen?

Was sind verfügbare / ausgewählte Kategorien bzw. Teilnehmer?

Was sind Rechte?

Wie ändere ich Einstellungen?