Rechte

Aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes können Rechte vergeben werden, die den Zugriff auf Daten regeln.

Durch die gezielte Vergabe von Rechten durch den Administrator wird festgelegt, welcher Anwender welche Seiten von CAS teamWorks sehen und bearbeiten kann.

Der Administrator legt ebenfalls Gruppen an. Teilnehmer in einer Gruppe sehen sich gegenseitig bei der Auswahl von Teilnehmern. Wenn sich Teilnehmer sehen können, dann haben sie auch auf die Datensätze der anderen Teilnehmer der Gruppe zumindest lesende Rechte, außer bei den persönlichen Datensätzen.

Als Anwender von CAS teamWorks können Sie Besitzrechte und Fremdzugriffsrechte festlegen.

Besitzrechte

• Besitzrechte regeln die Rechte auf einzelne Datensätze, die Sie anlegen. Legen Sie beispielsweise einen Termin oder eine Aufgabe an, dann "gehört" Ihnen dieser Datensatz. Sie haben die vollständigen Rechte auf diesen Datensatz. Beim Anlegen können Sie nun weitere Teilnehmer zu diesem Datensatz hinzunehmen.
• Diesen Teilnehmern können Sie ebenfalls Vollzugriff geben oder das eingeschränkte Recht Nur Lesen. Den Teilnehmern "gehört" dann der Datensatz ebenfalls – vollständig oder eingeschränkt.
• Wenn Sie bei einem Datensatz bei Fremdzugriff die Option persönlich wählen, dann besitzen nur Sie und die weiteren Teilnehmer an diesem Datensatz Rechte.

Alle anderen Anwender sehen diesen Datensatz überhaupt nicht - mit einer Ausnahme.

• Ein persönlicher Termin wird bei anderen Anwendern im Kalender mit dem Stichwort Persönlich angezeigt. Wenn dieser Termin außer Haus ist, wird das Symbol dafür ebenfalls angezeigt. Dieser Termin kann aber von Anderen nicht geöffnet werden. Diese Anwender können also nur sehen, von wann bis wann dieser Termin stattfindet.
• Wichtig für die Rechte an einem Datensatz sind außer den Besitzrechten auch die Fremdzugriffsrechte, die Sie bei den Einstellungen festlegen - siehe nächsten Abschnitt.
• Wenn Sie eine Gruppe als Teilnehmer an einem Datensatz auswählen, können Sie ebenfalls Vollzugriff oder Nur Lesen auswählen.

Wenn Sie den speziellen Benutzer Alle (Öffentlich) auswählen, geben Sie allen Kollegen und Kolleginnen Besitzrecht an diesem Datensatz - der Datensatz ist damit öffentlich. Auch hier können Sie den Vollzugriff erlauben. Damit können alle diesen Datensatz ändern. Oder Sie erlauben das Recht Nur Lesen, dann kann jeder den Datensatz sehen, aber nicht ändern.

Beispiel
Sie legen einen Termin für den Betriebsausflug an. Als Teilnehmer dieses Termins wählen Sie Alle (öffentlich) und als Recht Nur Lesen. Nun kann jeder den Termin in seinem eigenen Kalender sehen, aber nicht ändern.

Fremdzugriffsrechte

• Fremdzugriffsrechte sind Zugriffsrechte zwischen Anwendern. Diese regeln, welche anderen Anwender Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre Datensätze haben.
• Die Fremdzugriffsrechte gelten damit für die Kolleginnen und Kollegen, die nicht Teilnehmer am Datensatz sind.
• Dies kann zum einen der Administrator einstellen. Dies können Sie selbst in den Einstellungen bei Fremdzugriff verwalten ebenfalls einstellen, wenn dies durch den Administrator erlaubt wurde. Dann ist die Vorgabe des Administrators nicht mehr gültig, sondern Ihre Einstellung.
• In den Einstellungen bestimmen Sie für alle Ihre Datensätze, wer von Ihren Kolleginnen und Kollegen mit welchen Rechten auf Ihre Daten zugreifen kann.
• Den Fremdzugriff können Sie - siehe oben - weiterhin einzeln für jeden Datensatz einstellen, den Sie anlegen.

Der Fremdzugriff am einzelnen Datensatz ergänzt das generelle Fremdzugriffsrecht bei den Einstellungen. Prinzipiell gilt: Bei unterschiedlichen Einstellungen an diesen beiden Stellen gilt das niedrigste Recht. Das niedrigste Recht ist das, das am wenigsten erlaubt.

• Weiterhin sind Sie als Anwender von CAS teamWorks zusammen mit anderen Anwendern einer oder mehreren Gruppen zugeordnet. Anwender mit vollständigen Rechten in einer Gruppe haben Fremdzugriff auf die anderen Teilnehmer der Gruppe und können die Datensätze dieser Teilnehmer lesen. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie diesen Fremdzugriff ebenfalls in den Einstellungen bei Fremdzugriff verwalten deaktivieren.

Auch hier gilt: Welcher Anwender welche Rechte in einer Gruppe hat und ob Sie selbst den Fremdzugriff ändern dürfen, wird von Ihrem Administrator eingestellt.

• Als Teilnehmer für einen Datensatz können Sie die Teilnehmer wählen, auf die Sie Fremdzugriff haben. Wurde der Fremdzugriff nicht erlaubt und existiert überhaupt keine Gruppe, dann werden bei der Auswahl von Teilnehmern keine Benutzer angezeigt - Benutzer können sich gegenseitig nicht sehen.
• Besitzrechte zählen stärker als Fremdzugriffsrechte. Wenn Sie das Fremdzugriffsrecht an einem Datensatz einstellen, gilt dieses Fremdzugriffsrecht für alle Anwender, die auf Sie Fremdzugriff haben. Wie lässt sich der Zugriff auf einen Datensätze nur für ausgewählte Anwender gesondert einstellen?

Fügen Sie den entsprechenden Anwender als Teilnehmer zu dem Datensatz hinzu. Stellen Sie das gewünschte Besitzrecht ein. Wenn das Besitzrecht vom Fremdzugriffsrecht abweicht, dann zählt das Besitzrecht und nicht das Fremdzugriffsrecht.

• Besondere Rechte für den Fremdzugriff:

Zeiten im Kalender einsehen: Benutzer mit diesem Recht sehen die Zeitspanne von Aktivitäten, z. B. für einen Termin oder für einen Urlaub. Den Datensatz selbst dürfen sie allerdings nicht öffnen.

Zugriff auf vertrauliche Datensätze: Der Benutzer hat vollständige Rechte auch auf vertrauliche Datensätze.

Rollen

• In CAS teamWorks haben bestimmte Benutzer oder Gruppen bestimmte Rollen.

Diese Rollen berechtigen dazu, bestimmte Funktionen auszuführen, wie beispielsweise das Recht, eine Anfrage zu bearbeiten.

• Diese Rollen können darüber hinaus bestimmte Rechte in Bezug auf andere Benutzer oder Gruppen erhalten.

Dadurch lässt sich beispielsweise ausdrücken, dass Benutzer A in der Rolle Vorgesetzter für Benutzer A, B und C oder Gruppe ABC ist. Vorgesetzte haben dann das Recht, für die Benutzer Urlaub zu genehmigen, abzulehnen oder zurückzunehmen, für die sie diese Rolle ausüben.