Wenn Sie Datensätze wie Aufgaben, Termine, Dokumente usw. neu anlegen oder ändern, dann können Sie Teilnehmer für diese Datensätze wählen.
Für diese Teilnehmer können Sie auch Rechte festlegen. Und Sie können den Fremdzugriff für diesen Datensatz einstellen.
Fremdzugriff: Bestimmten Kollegen und Kolleginnen haben Sie möglicherweise in Ihren Einstellungen den Fremdzugriff auf Ihre Daten erlaubt. Oder der Administrator hat anderen Fremdzugriff auf Ihre Daten gegeben.
Für den Datensatz, den Sie anlegen, können Sie über die Dropdown-Liste einen eigenen Fremdzugriff festlegen.
Der Fremdzugriff am einzelnen Datensatz ergänzt das generelle Fremdzugriffsrecht bei den Einstellungen. Prinzipiell gilt: Bei unterschiedlichen Einstellungen an diesen beiden Stellen gilt das niedrigste Recht. Das niedrigste Recht ist das, das am wenigsten erlaubt.
persönlich heißt, dass nur Sie und die weiteren Teilnehmer an diesem Datensatz Rechte besitzen.
Alle anderen sehen diesen Datensatz überhaupt nicht.
Hinweis für Termine
Bei einem Termin wird bei anderen Anwendern im Kalender das Stichwort Persönlich beim Termin angezeigt. Wenn dieser Termin außer Haus ist, wird das Symbol dafür ebenfalls angezeigt. Dieser Termin kann aber von Anderen nicht geöffnet werden. Diese Anwender können also nur sehen, von wann bis wann dieser Termin stattfindet.
Teilnehmer ... Ändern >> blendet einen Bereich zur Auswahl von Teilnehmern ein. Wählen Sie ggf. zunächst eine der Optionen Benutzer, Gruppen oder Ressourcen. Anschließend wählen Sie die gewünschten Benutzer, Gruppen oder Ressourcen.
Alternativ geben Sie einen oder mehr Benutzer - getrennt durch Kommata - ein, statt Benutzer mit den Schaltflächen zu wählen. Die Namen brauchen Sie nicht ausschreiben, eindeutige Kombinationen von Buchstaben reichen, beispielsweise die ersten beiden Buchstaben des Vornamens und die ersten beiden Buchstaben des Nachnamens. Der vollständige Name wird eingetragen, wenn Sie das Feld verlassen. Dieses Vorgehen ist auch bei Gruppen und Ressourcen möglich.
Wenn Sie einen Datensatz anlegen, können Sie selbst Rechte vergeben. Hier können Sie festlegen, ob andere Teilnehmer z. B. Vollzugriff haben oder Nur Lesen dürfen. Dafür muss der jeweilige Teilnehmer bzw. die jeweilige Gruppe in der Liste Ausgewählte Teilnehmer markiert sein.
Wenn Sie den speziellen Teilnehmer Alle (Öffentlich) wählen, geben Sie allen Kollegen und Kolleginnen Besitzrecht an diesem Datensatz - der Datensatz ist damit öffentlich. Auch hier können Sie den Vollzugriff erlauben. Damit können alle diesen Datensatz ändern. Oder Sie erlauben das Recht Nur Lesen, dann kann jeder den Datensatz sehen, aber nicht ändern.