Mit dem Link Dokument in Lenkungsprozess übernehmen können Sie in jeder Detailansicht eines Archivdokuments ein beliebiges Archivdokument in die Dokumentenlenkung aufnehmen.Nur der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte kann ein neues Dokument in den Prozess der Dokumentenlenkung aufnehmen.
Neues Dokument öffnet das Fenster Dokumenteigenschaften. Wenn Sie sich in einer Liste für die Dokumentenlenkung befinden, können Sie im folgenden Formular alle Eigenschaften für ein neues Dokument festlegen, damit der Prozess durchlaufen wird.
Wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen und in einer üblichen Liste Neues Dokument wählen, dann öffnet sich eine Abfrage. Nun können Sie ein gelenktes oder nicht gelenktes Dokument anlegen.
Mit dem Link Dokument in Lenkungsprozess übernehmen können Sie in jeder Detailansicht eines Archivdokuments ein beliebiges Archivdokument in die Dokumentenlenkung aufnehmen.
Bearbeiter / ... / Kenntnisnehmer
Ändern: Dieser Link blendet verfügbare und ausgewählte Teilnehmer ein.
Bearbeiter/innen und die weiteren Akteure müssen Ihnen Fremdzugriffsrechte erteilt haben.
Wenn Sie einen Teilnehmer ausgewählt haben, können Sie einen Hinweistext eingeben. Der Hinweistext wird im Register Journal der Detailansicht angezeigt und kann geändert werden. Für jeden Teilnehmer können Sie einen eigenen Hinweistext eingeben.
Der Dokumenttyp ist bei diesen Dokumenten immer Archivdokument. Nachdem Sie ein Archivdokument mit Durchsuchen geladen haben, wird dieses Dokument im Dokumentenarchiv von CAS teamWorks gespeichert.
Bei jeder Bearbeitung des Dokuments erstellen Sie eine lokale Kopie auf Ihrem Rechner. Nach jeder Bearbeitung wird das Dokument zurück in das Dokumentenarchiv übernommen.
Das Dokument selbst ist eine Anwendungsdatei, z. B. ein Microsoft Word Dokument, eine Microsoft Excel Tabelle, eine Bilddatei, ein PDF, eine Audiodatei usw.
Gültig von / Gültig bis ist der Zeitraum, in dem das Dokument gültig sein soll.
Alle anderen Felder entsprechen denen, die bei Archivdokumenten vorhanden sind.
Ein freigegebenes Dokument ist in dem Zeitraum gültig, der durch Gültig von / Gültig bis festgelegt ist.
Am Tag nach dem Datum bei Gültig bis wird das Dokument automatisch auf Ungültig gesetzt und ist nur noch in der entsprechenden Liste für berechtigte Anwender sichtbar.
Gültige Dokumente müssen also zwei Bedingungen erfüllen: Die Dokumente müssen freigegeben sein und der Gültigkeitszeitraum darf nicht überschritten sein.
Wird zu einem Dokument eine neue Hauptversion erzeugt und wird dieses Dokument gültig und passen die Gültigkeitszeiträume, dann wird automatisch das vorherige Dokument ungültig. Eine neue Hauptversion kann nur der oder die Redakteur/in erzeugen.