Dokument bearbeiten öffnet das Dokument je nach Ihren Einstellungen automatisch oder manuell. Mithilfe dieser Übersicht und den hier verfügbaren Funktionen können Sie alle Funktionen für Dokumente aufrufen.
Dokument anzeigen öffnet ein neues Fenster, in dem das Dokument angezeigt wird.
Dokument bearbeiten öffnet das Dokument je nach Ihren Einstellungen automatisch oder manuell.
Dokument kopieren öffnet ein kleines Fenster. Hier können Sie ein neues Stichwort angeben.
Mit dieser Funktion wird eine Kopie des aktuellen Dokuments angelegt. Als Teilnehmer sind nur Sie eingetragen.
Damit haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten Bearbeitungsstand eines Dokuments zu speichern, z. B. für einen späteren Dokumentenlenkungsprozess.
Eigenschaften öffnet das Formular für das Dokument.
Löschen löscht nach einer Sicherheitsabfrage das angezeigte Dokument.
Die folgenden Links sind nur für Qualitätsmanagementbeauftragte oder deren Stellvertreter sichtbar.
Dokument aus Lenkungsprozess herausnehmen entfernt das angezeigte Dokument aus dem Lenkungsprozess. Anschließend sind alle Akteure als Teilnehmer mit lesenden Rechten in den Eigenschaften des Dokuments eingetragen. Der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte ist als Teilnehmer mit schreibenden Rechten eingetragen.
Diese Funktion ist nur bei Dokumenten möglich, die nicht vollständig freigegeben, gültig oder ungültig sind.
Das Dokument ist nicht mehr in den Listen für gelenkte Dokumente sichtbar, sondern nur noch in den Listen für sonstige Dokumente.
Das Dokument ist - wie üblich - in den Listen für die Anwender sichtbar, die Zugriffsrechte auf dieses Dokument haben: entweder weil sie als Teilnehmer beim Dokument eingetragen sind oder weil Fremdzugriffsrechte auf den oder die Redakteur/in bestehen.
Dokument in Lenkungsprozess übernehmen übernimmt ein Archivdokument in einen Lenkungsprozess. Bisher vorhandene Teilnehmer am Dokument werden in den Verteiler übernommen. Alle anderen Akteure müssen Sie in den Eigenschaften des Dokuments eintragen.
Endgültiges Löschen bzw. Wiederherstellen von gelenkten Dokumenten im Papierkorb ist für Qualitätsmanagementbeauftragte möglich.
Statusübersicht: In diesem Register sehen Sie alle beteiligten Anwender und den jeweiligen Status bei jedem Anwender.
Aktionen: In diesem Register können Sie die Aktionen durchführen, für die Sie eingetragen sind. Beim Anklicken eines Links öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie einen Hinweis eingeben können.
Zurücksetzen in Anfangszustand: Dieser Link ist nur für Qualitätsmanagementbeauftragte sichtbar. Damit wird der Prozess abgebrochen. Für diese Aktion können Sie ebenfalls einen Kommentar eingeben. Wurde ein Dokument bereits bearbeitet, geprüft usw., dann werden alle Akteure im Prozess automatisch benachrichtigt.
Journal: In diesem Register finden Sie alle Aktionen mit dem jeweiligen Datum, die mit diesem Dokument durchgeführt wurden. Hier werden auch die Hinweistexte angezeigt. Wenn Notizen beim Dokument eingegeben wurden, werden diese ebenfalls im Journal angezeigt.
Versionen: In diesem Register sehen Sie alle Haupt- und Zwischenversionen, die für dieses Dokument vorhanden sind.
Wenn sich ein Dokument gerade im Prozess der Dokumentenlenkung befindet und eine geänderte Version eines Dokuments aufbewahrt werden soll, dann erstellen Sie eine Zwischenversion.
Wenn ein Dokument gültig und verteilt ist, das Dokument aber jetzt nicht mehr aktuell ist und geändert werden muss, dann erstellen Sie eine Hauptversion. Dabei wird ein neuer Dokumentdatensatz erstellt. Die Hauptversion ist dann ein neues gelenktes Dokument, für das wieder Bearbeiter/innen usw. eingetragen sind und für das ein neuer Dokumentenlenkungsprozess durchzuführen ist.
Eine neue Zwischenversion dürfen der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte und Bearbeiter/innen erstellen.
Zugriff auf Zwischenversionen haben nur der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte und die weiteren Beteiligten am Prozess, aber nicht Kenntnisnehmer/innen und Verteilerkreis.
Neue Hauptversion erzeugen in der Detailansicht erzeugt eine neue Hauptversion. Dieser Link ist nur für Qualitätsmanagementbeauftragte sichtbar und nur dann, wenn das Dokument gültig oder ungültig ist.
Eine neue Hauptversion darf nur der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte erstellen.
Neue Version in der Detailansicht erzeugt eine neue Version.
In einer Version lässt sich ein bestimmter Bearbeitungsstand eines Dokuments speichern. Dabei wird der aktuelle Stand des Dokuments als Version im Dokumentenarchiv gespeichert. Unabhängig von dieser gespeicherten Version existiert die Version, mit der Sie aktuell arbeiten und die Sie jederzeit ändern können. Alle Einstellungen einer Version, z. B. Bearbeiter, Gültigkeit usw., bleiben gleich.
Haben alle entsprechenden Anwender das gelenkte Dokument geprüft und freigegeben, wird das Dokument für die Kenntnisnehmer/innen und die Anwender im Verteiler sichtbar.
Die Kenntnisnehmer/innen erhalten eine Benachrichtigung.