Übersicht

Mit der Dokumentenlenkung

• erstellen Sie die Dokumente mit der gewohnten Anwendung, beispielsweise Microsoft Word oder Microsoft Excel.
• speichern Sie die Dokumente im Dokumentenarchiv. Damit sind die Dokumente immer aktuell, da jeder das gleiche Dokument sieht bzw. bearbeitet.
• erhalten und behalten Sie den Überblick durch Listen, die Sie mit einem Filter erweitern oder einschränken.
• stellen Sie die Dokumente den weiteren Beteiligten am Prozess papierlos und direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung.
• können Sie sich jederzeit über den aktuellen Status eines Dokuments, seine Gültigkeit, seine Freigabe, die Notwendigkeit der Überarbeitung usw. informieren.
• beruhen die verfügbaren Informationen für jeden Anwender auf den Rechten, die zentral in der Management Konsole festgelegt wurden. So sieht und bearbeitet jeder Anwender die Dokumente, die für ihn bestimmt sind.
• können Sie die Dokumente auch automatisch für Kenntnisnehmer/innen oder den gesamten Verteilerkreis veröffentlichen bzw. Dokumente nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums entfernen lassen.

Bei der Dokumentenlenkung sind verschiedene Personen mit verschiedenen Aufgaben beteiligt:

• der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte
• Bearbeiter/innen,
• Prüfer/innen,
• Freigeber/innen,
• Kenntnisnehmer/innen und der
• Verteiler mit den Personen, die das Dokument lesen.

Je nach Ihren Aufgaben in diesem Prozess haben Sie bestimmte Rechte und Ihnen stehen die dafür notwendigen Funktionen zur Verfügung.

Gültigkeit von Dokumenten

Gültige Dokumente müssen zwei Bedingungen erfüllen: Die Dokumente müssen freigegeben sein und der Gültigkeitszeitraum darf nicht überschritten sein.

Listen für die Dokumentenlenkung

Dokumente mit einem Schlösschen sind noch nicht freigegeben.

Gelenkte Dokumente bietet eine Liste mit allen gelenkten Dokumenten. Über der Liste können Sie als berechtigter Anwender bei Status wählen, ob Sie alle, alle offenen, gültigen oder ungültigen Dokumente sehen möchten.

Ungültige Dokumente sehen nur die am Prozess beteiligten Anwender und der oder die Qualitätsmanagementbeauftragte.

Kenntnisnehmer und der Verteilerkreis sehen in der Liste die gültigen Dokumente.

Meine Aktionen bietet eine Liste mit allen gelenkten Dokumenten, auf die Sie Zugriff haben.

Als berechtigter Anwender filtern Sie über den Aktionsstatus die Liste, z. B. nach auszuführenden Aktionen. Einen weiteren Filter bietet die Dropdown-Liste Aktionen. Mit der Aktion Bearbeiten sehen Sie die gelenkten Dokumente, die Sie bearbeiten sollen, mit der Aktion Freigeben sehen Sie die freizugebenden Dokumente usw.

Beispiel
An einem Dokument sind Sie als Bearbeiter und Freigeber eingetragen. Das Dokument ist allerdings noch in der Bearbeitung. Das Bearbeiten ist dann eine auszuführende Aktion, weil diese momentan möglich ist. Das Freigeben ist eine anstehende Aktion, die momentan noch nicht möglich ist.

Klicken Sie auf den Link Detailansicht, um die entsprechende Aktion durchzuführen.

Wenn Sie Dokumente zur Kenntnis nehmen müssen, sehen Sie hier den entsprechenden Filter dafür.

Alle Aktionen bietet eine Liste für Qualitätsmanagementbeauftragte, um die Dokumentenlenkung zu steuern. In dieser Liste kann außer nach dem Aktionsstatus und den Aktionen auch nach den beteiligten Anwendern gefiltert werden.

Siehe auch

Dokument in den Prozess einsteuern

Detailansicht